سازمان حج با اعلام این‌که ثبت‌نام اربعین در این سامانه از اول شهریورماه آغاز می‌شود، فرایند آن را تشریح کرد: متاقضیان اربعین پس از ثبت اطلاعات مطابق مدارک هویتی در سامانه سماح، نزدیکترین دفتر خدمات زیارتی به محل سکونت خود را در این سایت انتخاب می کنند و به همراه گذرنامه معتبر و دو قطعه عکس ۴*٣ پشت زمینه سفید و ترجیحاً شبیه عکس گذرنامه به آن مراجعه کنند. گذرنامه متقاضیان اربعین دست‌کم باید شش ماه اعتبار داشته باشد.
این سازمان، مهم‌ترین ضرورت ثبت‌نام در سامانه سماح را کنترل جمعیت در مرزها دانسته و اعلام کرد که زائران برای بیمه و تامین ارز مورد نیاز این سفر باید در این سامانه ثبت‌نام کرده باشند. رییس ستاد مرکزی اربعین پیش‌تر اعلام کرده بود طبق مذاکره با بانک مرکزی، سهم ارزی هر زائر اربعین، ۱۰۰هزار دینار عراق است. سازمان حج و زیارت در این مرحله هزینه‌ای را برای ثبت‌نام رسما اعلام نکرده است.
ستاد مرکزی پیش‌تر خبر داده بود: نیروی انتظامی با کنترل ترددها، از دهم محرم تا آخر ماه صفر (برابر با ۱۹ شهریورماه تا هفت آبان‌ماه)، اجازه عبور و مرور زائرین را صرفا برای افراد ثبت نام شده در سامانه سماح صادر می‌کند./خبرآنلاین
برای مراسم اربعین سال ۱۳۹۸ با توجه به توافق به عمل آمده بین جمهوری اسلامی ایران و جمهوری عراق زایرین می توانند از تاریخ ۱۳۹۸/۶/۱۹ ( ۱۰ محرم ۱۴۴۱ ) لغایت ۱۳۹۸/۸/۷ ( ۳۰ صفر ۱۴۴۱) بدون نیاز به اخذ روادید و به شرط ثبت نام در سامانه سماح همراه با گذرنامه معتبر جهت زیارت اربعین امام حسین(ع) وارد کشور عراق شوند و لازم به تذکر است لغو روادید صرفاً برای بازه زمانی مذکور اجرایی می باشد و خارج از این محدوده زمانی زایرین موظف به اخذ روادید از طریق دفاتر زیارتی می باشند.
با توجه به مصوبه ستاد مرکزی اربعین حسینی(ع) جهت تشرف به زیارت اربعین ثبت نام در سامانه سماح الزامی می باشد و با توجه به اتصال سامانه سماح به سامانه نیروی انتظامی صرفاً به زایرینی که در این سامانه ثبت نام نموده باشند اجازه خروج داده خواهد شد.
موارد مهم در هنگام ثبت نام در سامانه سماح:
- در هنگام ثبت نام وارد نمودن اطلاعات موارد ستاره دار اجباری می باشند.
- اطلاعات هویتی زایرین با استعلام از سازمان ثبت احوال، در سامانه سماح نمایش داده می شود لذا چنانچه مغایرتی در اطلاعات خود مشاهده می فرمایید لطفاً به اداره ثبت احوال محل سکونت خود مراجعه فرمایید.
- ثبت نام قطعی شما زایر گرامی منوط به پرداخت هزینه های مصوب در سامانه می باشد.
- کلیه موارد لازم جهت اطلاع رسانی به شماره همراه ثبت شده در سامانه ارسال می گردد لذا در ثبت شماره تلفن همراه نهایت دقت را به عمل آورید.
- شماره گذرنامه را با حرف لاتین ابتدایی آن ثبت نمایید.
- در صورت انصراف، هزینه ثبت نام پس از کسر خسارت مربوطه صرفاً به فرد منصرف و از طریق تمامی شعب بانک ملی مسترد خواهد شد.
- امکان انصراف تا ۲ روز قبل از تاریخ اعزام امکان پذیر می باشد و پس از آن سامانه اجازه انصراف نخواهد داد.
- ثبت نام در سامانه سماح و پرداخت هزینه های مصوب به منزله قرار گرفتن تحت پوشش خدمات بیمه ای و درمانی در داخل خاک عراق خواهد بود، زایرین گرامی حتماً پس از ثبت نام رسید ثبت نام را از سامانه سماح دریافت نمایند و شرایط و تعهدات بیمه را مطالعه نمایند.
